TBD: Too Busy Disorder

TL;DR: Si no tomamos el control de nuestro tiempo, éste se desvanecerá. Lo mejor es tener en cuenta las prioridades, y ejecutar. O leer esta nota, y aprender algunas técnicas para apoyarnos.

Para la #SemanaDelCoworking nos invitaron a orgainzar un #FreelanceBoost, y esta vez me tocó hablar a mí. Para ello, quería presentar una charla, pero no sabía qué tema convenía tocar ¡Hay tanto por hablar!
La charla, entonces, fue anunciada como TBD; y ahora tenía que buscar un significado para esa sigla. Así surge Too Busy Disorder:

Pero como las fotos por sí mismas no dicen mucho, vamos a ir un paso más allá y les cuento de qué se trataba la charla, en unas breves frases por diapositiva. Todo comienza con la desesperación…

Muchas veces sentimos que el tiempo y las oportunidades se escurren entre nuestros dedos. Comienza el día y estamos llenos de expectativas. Termina y nos sentimos defraudados de nosotros mismos. Esto es un signo del síndrome de mucha ocupación.

El término lo acuñó Ellen DeGeneres, con un comentario al respecto:

Our attention span is short. We’ve all got Attention Deficit Disorder or ADD or OCD or one of these disorders with three letters because we don’t have the time or patience to pronounce the entire disorder. That should be a disorder right there, TBD - Too Busy Disorder.

Estamos en una sociedad en la que estar ocupado está bien visto, aunque no sea lo que mejor nos permita realizar las actividades importantes.

La típica sensación que nos inunda es la del “hombre orquesta”, el cual cumple con todos los roles, ejecuta todos los instrumentos y de una forma que parece no proporcionar descanso ni placer, hace su tarea como puede, o como le sale. Cobrar, vender, proveer, organizar, llamar, recordar.

Sin embargo, dejamos de tener en cuenta aquello que es nuestro más preciado tesoro. Aquello que nos encanta, aquello por lo que decidimos lanzarnos al trabajo independiente: lo que nos gusta hacer. En mi caso, programar. Cada tarea extra, le quita tiempo a la programación.

Y si bien esto es una banda de fanáticos, nuestros clientes también vienen en hordas, pidiéndonos mejoras, presupuestos, reuniones, explicaciones. Ninguno es tan fanático como para querer tomarnos una fotografía, pero muchos de ellos tienen una devoción por nuestros servicios y atención inmediata.

Vértigo. Eso genera este ritmo de vida: la sensación de que estamos yendo a una velocidad que no podemos controlar, pero la cual si aminoramos, tememos caer.

¿Cuándo vamos a volver a disfrutar, a sentirnos plenos ejecutando nuestro arte? Ese semblante de felicidad y satisfacción que transmitía Ray Charles en cada ejecución nos es cada vez más lejano. ¿Cuándo fue la última vez que trabajamos con gusto?

Y a veces el problema es simplemente que tenemos demasiadas distracciones, o como suele decirse, madrigueras de conejo. Un Tweet trae un enlace, que nos lleva a una nota interesante, la cual tiene notas relacionadas, alguna de las cuales tiene un video que abrimos; los otros videos sugeridos son interesantes (después de todo, lo algoritmos de recomendación funcionan correctamente)… y cuando volvemos a los correos, encontramos una pila sin contestar.

La idea de estar solos en el mundo, o creer que “si tuviéramos un sólo día sin distracciones se arregla nuestra agenda” es tan falsa como prometedora: nadie tiene un día de ventaja sobre el resto, ni puede aislarse completamente. Es por ello que tenemos que aprender a convivir con las distracciones.

Con el correr del tiempo los entornos van a cambiar, los clientes serán diferentes, los proyectos más diversos… pero nosotros permaneceremos. Es por eso que lo que podemos aprender, lo que podemos obtener, conviene que esté dentro nuestro. Para llevarnos ese conocimiento y aprendizaje a nuestros nuevos horizontes.

Lo más importante es ir despacio. Practicar cada una de estas habilidades en pequeña escala, para luego poder ejecutarlas en las épocas en que sean realmente necesarias. Es como los combates de Tai Chi Chuan: ellos no pelean lento, por más que practican así. Sólo practican en forma lenta para mejorar su concentración, perfeccionar los movimientos y ejecutarlos con destreza al momento de utilizarlos.

También es importante conocer nuestros límites y avanzar en forma progresiva. Si no podemos hacer alguna de estas técnicas en su totalidad, podemos apoyarnos en una parte de la misma, y adaptarla a nuestras necesidades temporarias. Podemos empezar con las técnicas propiamente dichas:

La herramienta más simple que podemos empezara utilizar es un calendario. Nos permite recordar no sólo vencimientos, sino pagos, reuniones, fechas de entrega, períodos de trabajo, llamadas de equipos… y además, cuenta con una ventaja: si utilizamos un calendario digital, podemos visualizar fácilmente los bloques que queremos hacer entrar en el día. Y si éstos son mayores al espacio que planificamos poder trabajar, algo estamos priorizando en forma equivocada.

Los compartimientos de tiempo (time slots) son una herramienta poderosa. Definir tiempos acotados para tareas puntuales nos permite tener el control y que nada se extienda por demás. Si, por ejemplo, destinamos media hora a hacer tareas de community management, y somos estrictos con ese límite, podemos realizarlas todos los días y no perder productividad.

Una técnica (patentada) que tiene que ver con los compartimientos de tiempo es la técnica Pomodoro. Llamada así por el uso de un tomate temporizador de cocina, la misma consta en la medición de tiempos de trabajo y de descanso, alternados. Por cada 25 minutos de trabajo, se descansan 5. Luego de cuatro ciclos, se puede descansar un período mayor.
Esta es una gran técnica para ayudar a aquellos que tienen problemas concentrándose por períodos contínuos de tiempo. Se sabe que luego de cierta cantidad de minutos de trabajo, se obtiene un descanso. Claro que uno puede ajustar los lapsos para que se adapten a sus necesidades.

Las listas de tareas son otra técnica muy simple. Se pueden priorizar o no, se pueden armar antes de comenzar el día o durante el transcurso del mismo… y aunque pocos recomiendan armarlas la noche anterior, yo lo encontré útil. Es una de mis favoritas por la simplicidad que conllevan: papel, lápiz y una hoja nueva cada día donde se escribe lo que uno espera realizar esa jornada.
Se aprende mucho de esta técnica: nuestro nivel de sobre-comprometimiento, el promedio de trabajo diario que puede realizarse, el tipo de tareas que uno deja para el final, etc. Una de las técnicas que más aproveché cuando exploré las listas (que aún conservo, con variantes) es la llamada Bullet Journal. En el enlace pueden encontrar un video que la describe.

Cuando pensamos en las rutinas, generalmente las asociamos con algo malo. El término tomó un tono peyorativo, porque implica aburrimiento. Sin embargo, la rutina es tu amiga. Saber que uno comienza su jornada a cierta hora, desayuna y luego de armar sus listas comienza las tareas, es relajante. Nos permite descansar en una forma conocida de trabajo, y si bien hay que saber darle flexibilidad… no es algo que haya que evitar para poder sentirse un auténtico freelancer.

Meditar va más allá de la búsqueda de la elevación, el Nirvana o la paz interior. Meditar es un camino en sí mismo, y conlleva a la introspección, a tomar un momento para conectarme con el aquí y ahora, y evaluar si estamos en el sitio que queremos, haciendo lo que deseamos, y si estamos tomando las decisiones adecuadas que nos acercan a nuestros objetivos de mediano y largo plazo.
Muchas veces, tomarnos diez minutos para sentir aquello que nos sucede, nos puede ahorrar semanas de malestar por haber dicho que sí a un proyecto que no deseábamos tomar, o por habernos negado a mover una fecha de entrega que venía demasiado ajustada. El autoconocimiento siempre lleva sus frutos.

Llevar puntajes, obtener recompensas, ponerle juego a la experiencia de trabajar. Por ejemplo, “si termino esta funcionalidad, me permito un capítulo de mi serie favorita en la mitad del día”. Contar las tareas que se realizan cada día, intentar superarse… las posibilidades son infinitas y el secreto es probar hasta encontrar aquella que mejor nos funcione.

Lo más importante es no engañarse a uno mismo. En esto no hay nadie que nos juzgue, sólo somos nosotros con nosotros mismos. Si no hice cierta tarea, por más que diga que la hice, en el fondo no está realizada. Se puede fallar, por eso estamos aprendiendo a manejar nuestros tiempos… pero engañarnos sólo nos llevará a apartarnos del camino que nos acerca a la concreción de nuestros objetivos.

La técnica de la cadena es una técnica que Jerry Seinfeld para escribir mejores chistes. En sus palabras, al contársela a otro comediante:

Me dijo que consiga un gran calendario de pared que tenga todo el año en una sóla página y que lo cuelgue en una pared importante. El próximo paso era conseguir un marcador mágico rojo. Dijo que cada día que realice la tarea de escribir, marque una gran X roja sobre ese día en el calendario. “Luego de algunos días tendrás una cadena. Sólo apégate a ella y la cadena crecerá más y más cada día. Te gustará ver esa cadena, especialmente cuando tengas algunas semanas adentro. Tu único trabajo es no romper la cadena” “No romper la cadena”, me dijo nuevamente para poner énfasis.

Funciona muy bien con las tareas no-tan-motivantes, como enviar recordatorios, llevar las finanzas o incluso lavar los platos (¿por qué no?).

Compromiso. Y cuanto más público, mejor. Bueno, a veces funciona… otras, es contraproducente. A algunos nos sirve decir que vamos a hacer cierta cosa, para finalmente poder llevarla a cabo. Consideremos esta técnica como una a explorar, y si bien no soy fanático, quizás puede servirle a algún lector.

Tener un espacio propio para trabajar, ordenado a gusto y sin elementos que nos distraigan o que sean disruptivos con nuestra concentración, es un punto a favor. Los espacios de coworking, una habitación sin utilizar, o incluso un cambio temporal en el arreglo del living de nuestra casa puede servir a los efectos de generar el ambiente.
Si hay elementos que nos evocan otros pensamientos o tareas, como una taza sucia del desayuno junto a la computadora, probablemente lo mejor sea limpiarla antes de seguir con el trabajo.

Llevar un registro de técnias que funcionan y de aquellas que no, es fundamental para poder mejorar en esto. Si no recordamos qué tan bien nos fue con la técnica Pomodoro, no podremos saber si preferimos emplearla o si será mejor descartarla.

El trabajo en equipo creo que es la mejor forma de llevar adelante las tareas comprometidas. Un grupo forma una red de contención y de apoyo. Nos sirve para apoyarnos en los momentos en que necesitamos una segunda opinión, distendernos ocasionalmente e incluso aprender unos de otros. No es necesario compartir el proyecto: simplemente pidiéndole a nuestro compañero que lea un correo que estamos a punto de enviar, puede ser suficiente. O echarle un vistazo a un fragmento de código que no entendemos por qué no funciona.

Y lo más importante es divertirse con estas técnicas. Usarlas para tareas cotidianas, emplearlas porque sí. Cada cosa que aprendemos puede ser transplantada a ámbitos impensados: estudio, hogar, amigos. No sugiero compartimentar el tiempo con amigos, pero sí para el estudio. O llevar registros de puntos de quehaceres domésticos… creo que la idea se entiende.

Cuando las cosas comiencen a funcionar, lo mejor es festejar. Y con ganas… ¡estamos lográndolo!

¿Y qué es lo que estamos logrando? Después de todo, conocernos a nosotros mismos. Eso es lo que más vamos a apreciar de esta experiencia. Todo se puede resumir en estas próximas tres ideas:

Registrar: y si bien lo laboral implica dinero en algún punto, no todo se cuenta en billetes. Si bien nuestra libertad nos permite trabajar un domingo a la medianoche para el proyecto de un cliente, eso será dinero ganado pero perderemos en otro aspecto: nos impedirá irnos a dormir con nuestra pareja; o si el sábado por la tarde preferimos organizar las llamadas de la semana, eso evitará que pasemos tiempo con nuestras familias. Siempre alguien paga por las horas que trabajemos: mejor que sean los clientes, y nadie más.

Inspeccionar: revisar cómo estamos, hacia dónde vamos y hacia dónde queremos ir. Evaluar a cada momento nuestra situación nos permite ajustar el timón y cambiar rumbo no bien identifiquemos un desvío.

Adaptar: luego de saber qué distancia nos separa de nuestra situación ideal, lo más dificultoso es tener el coraje de adaptar lo que no esté alineado con nuestros objetivos, y aceptar las consecuencias de esa ejecución. Podemos salir heridos emocionalmente en el proceso, echar a la basura años de experiencia en cierta tecnología o incluso perder dinero por dejar ir a un cliente conflictivo… pero siempre, siempre, lo mejor es hacer caso a lo que nos dicta nuestro cuerpo.

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